Jedan od najvažnijih zadataka državnog arhiva je preuzimanje arhivskog gradiva u Arhiv. Poslove vezane za pripremu i provedbu preuzimanja odnosno predaje arhivskog gradiva u Arhiv obavljaju djelatnici Vanjske arhivske službe. I ostali poslovi koje obavlja Vanjska arhivska služba – kao što je pregled pismohrana, kategorizacija stvaratelja, nadzor nad izlučivanjem, izdavanje suglasnosti odnosno odobrenja na Pravilnike o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva te Posebne popise gradiva s rokovima čuvanja – imaju za svrhu osigurati optimalne uvjete za preuzimanje najvrednijeg arhivskog gradiva u Arhiv.

            Preuzimanje odnosno predaju arhivskog gradiva Arhivu uređuje Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/97, 64/00 i 65/09) u člancima 14. do 17. te Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN br. 90/02).

            Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.[1] Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji odnosno imatelji dužni su obaviti odabiranje i sređivanje gradiva.[2]

            Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su ga predati nadležnom arhivu u izvorniku, sređeno, označeno, popisano, u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno.[3]

            Troškove predaje javnog arhivskog gradiva Arhivu snosi predavatelj gradiva.[4]

            Postupak preuzimanja arhivskog gradiva u Arhiv započinje dostavom Arhivu od strane stvaratelja/imatelja prijedloga za predaju arhivskog gradiva s popisom gradiva predloženog za predaju. U popisu gradiva predloženog za predaju navodi se redni broj gradiva, naziv vrste gradiva, vrijeme nastanka gradiva i količina gradiva izražena u arhivskim jedinicama, a ukupna količina gradiva iskazuje se u dužnim metrima. Nakon zaprimanja zahtjeva za predaju gradiva u Arhiv djelatnici Vanjske arhivske službe, u pravilu, obavljaju pregled predmetnog gradiva kod stvaratelja/imatelja. Do predaje dolazi ukoliko predloženo gradivo udovoljava naprijed navedenim uvjetima sadržanim u članku 14. i članku 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.

            O predaji javnog arhivskog gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik u kojemu se navodi: datum i mjesto primopredaje, imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju, naziv predavatelja gradiva te ime i prezime odgovorne osobe predavatelja, naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe, zakonsku osnovu primopredaje, naziv, sjedište i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje, naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva, vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje, količinu gradiva koje se predaje izraženu u broju tehničkih jedinica, u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici, napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj te napomenu o uvjetima korištenja gradiva.[5]

            Primopredajnom zapisniku se prilaže popis preuzetoga arhivskog gradiva koji je sastavni dio zapisnika. Primopredajni zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva primjerka zadržava predavatelj, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak zapisnika se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.

            Osim javnog arhivskog gradiva državni arhivi preuzimaju i privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba. Privatno arhivsko gradivo preuzima se u državni arhiv temeljem pisane isprave ( ugovora, razmjene pisama ili oporuke) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka.[6]

            Ugovor o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva može biti darovni, kupoprodajni ili ugovor o pohrani. Svaki ugovor o preuzimanju obvezno sadržava i:

• navod o vrsti ugovora,
• naziv odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana ( za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika),
• predmet ugovora ( naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva),
• navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora,
• navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograničenjima koja se odnose na korištenje i raspolaganje gradivom koje je predmet ugovora,
• naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati,
• navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korištenja gradiva,
• međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama,
• datum i potpise.[7]

Obvezan sastavni dio ugovora je popis preuzetoga arhivskog gradiva s naznakom sadržaja, razdoblja nastanka i količine gradiva. Ugovori o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva (kupoprodajni, darovni ili ugovori o pohrani) sastavljaju se u četiri primjerka od kojih jedan ostaje kod predavatelja, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak ugovora se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.[8]