Kako bi se sačuvalo najvrednije arhivsko gradivo te osigurala urednost i preglednost arhivskog gradiva, stvaratelji/imatelji su dužni redovito provoditi odabiranje arhivskog i izlučivanje neodabranog registraturnog gradiva, nad čime nadzor vrše državni arhivi putem Vanjskih arhivskih službi. Preduvjet za kvalitetno provođenje postupka odabiranja i izlučivanja je postojanje sređenih popisa(evidencija) arhivskog i registraturnog gradiva te postojanje Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva s Posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja za svakog pojedinog stvaratelja.

            Odredbe o postupku odabiranja i izlučivanja sadržane su u člancima 11. do 13. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te u člancima 12. do 17. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02).

            Odabiranje je postupak izdvajanja iz cjeline gradiva onog gradiva koje će se trajno čuvati dok je izlučivanje postupak kojim se iz registraturnog gradiva s ograničenim rokovima čuvanja izdvaja ono gradivo čiji su propisani rokovi čuvanja istekli.

            Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnog gradiva redovito, po isteku roka za čuvanje određene vrste gradiva, odabiru iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva.[1]

            Prema članku 13. Zakona stvaratelji i imatelji dužni su nakon odabiranja, uništiti neodabrano(izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja. Pri uništavanju se moraju poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak građana.

            Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.[2] Postupak odabiranja i izlučivanja obvezno se provodi prije predavanja gradiva arhivu.[3]

            Potrebu za provođenjem postupka izlučivanja kod pojedinog stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju prigodom pregleda pismohrane u zapisniku o pregledu, a provedba postupka izlučivanja nalaže se stvaratelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu pismohrane. Međutim, većina stvaratelja provodi postupak odabiranja i izlučivanja redovito i bez poticaja od strane državnog arhiva, a sukladno vlastitom Pravilniku o zaštiti, obradi i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva te Posebnom popisu gradiva sa rokovima čuvanja. Za spomenuti Pravilnik i Poseban popis stvaratelji prethodno moraju pribaviti suglasnost odnosno odobrenje od strane državnog arhiva.

            Stvaratelji gradiva prve i druge kategorije prigodom izlučivanja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobrenje prijedlog za izlučivanje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva te obrazloženje s pravnom osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva predloženog za izlučivanje. [4]

            U popisu gradiva predloženog za izlučivanje stvaratelji navode naziv vrste gradiva koju predlažu za izlučivanje, godinu odnosno razdoblje nastanka gradiva, redni broj pod kojim je predmetno gradivo navedeno u Posebnom popisu s rokovima čuvanja, rok čuvanja gradiva prema Posebnom popisu te količinu gradiva izraženu u arhivskim jedinicama. Ukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje stvaratelji obično iskazuju u dužnim metrima.

            Po primitku prijedloga za izlučivanje s popisom gradiva predloženog za izlučivanje djelatnici Vanjske arhivske službe najprije provjeravaju ima li stvaratelj, koji predlaže izlučivanje, svoj Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva i Poseban popis sa rokovima čuvanja te je li državni arhiv dao suglasnost odnosno odobrenje za primjenu spomenutih akata. Zatim se provjerava jesu li za gradivo predloženo za izlučivanje istekli rokovi čuvanja utvrđeni u Posebnom popisu. Međutim, državni arhiv ima pravo da u svakom pojedinom slučaju izlučivanja gradiva odredi i dulje rokove čuvanja od onih navedenih u Posebnom popisu.

            Ukoliko prijedlog i popis gradiva za izlučivanje udovoljavaju svim naprijed navedenim kriterijima, državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja.

            Rješenje o odobrenju izlučivanja nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izlučivanje. Ako se ovim rješenjem odbija odobrenje za izlučivanje, ono obvezno mora sadržavati obrazloženje odnosno uputu za ispravljanje nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.[5]

            Nakon zaprimanja rješenja o odobrenju izlučivanja odgovorna osoba stvaratelja donosi odluku o izlučivanju u kojoj se navodi način, vrijeme, mjesto i izvršitelj izlučivanja te uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv.[6]

            O postupku uništavanja izlučenoga gradiva stvaratelj je dužan sastaviti zapisnik te jedan primjerak zapisnika dostaviti državnom arhivu. Spomenuti zapisnik ulaže se u dosje stvaratelja zajedno sa rješenjem o odobrenju izlučivanja.

            U Državnom arhivu u Karlovcu tijekom 2007. godine izdano je 37 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 650 dužnih metara gradiva, u 2008. godini izdana su 24 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 885 dužnih metara gradiva dok je u 2009. godini izdano 40 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 840 dužnih metara gradiva.