Jedna od najvažnijih zadaća Državnog arhiva odnosno Vanjske arhivske službe je vrednovanje stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva kao i vrednovanje samog arhivskog gradiva. Rezultat vrednovanja stvaratelja od strane državnog arhiva je Kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva. Kategorizaciju stvaratelja uređuje Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva  (NN br. 90/02).

            Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.[1] Kategorizacija je osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnoga i privatnoga gradiva.[2]

            Stvaratelji arhivskog gradiva razvrstavaju se u tri kategorije sukladno kriterijima utvrđenima u članku 5. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva.

            Kategorizaciju stvaratelja utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih arhiva za područje njihovih nadležnosti. Nadležni državni arhivi stvaratelju odnosno imatelju izdaju rješenje o kategorizaciji primjerak kojega se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.[3] Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u službenim glasilima.[4]

            Kategorizaciju stvaratelja arhivskog gradiva na području nadležnosti Državnog arhiva u Karlovcu potvrdilo je Hrvatsko arhivsko vijeće na sjednici od 16. prosinca 2008. godine, a popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljen je u ˝Narodnim novinama˝ broj 82 od 13. srpnja 2009. godine. U prvu kategoriju svrstan je 71 stvaratelj i to, jedinice lokalne i područne(regionalne) samouprave, dio pravosudnih tijela, visokoškolske i srednjoškolske ustanove, dio ustanova u kulturi, najznačajniji gospodarski subjekti, vjerske ustanove i dio udruga. U drugu kategoriju svrstano je 127 stvaratelja i to, dio pravosudnih tijela, javni bilježnici, osnovne škole, dio ustanova u kulturi i zaštiti prirode, centri za socijalnu skrb, komunalna poduzeća u vlasništvu jedinica lokalne i područne(regionalne) samouprave, turističke zajednice, dio gospodarskih subjekata i dio udruga. U treću kategoriju svrstano je 60 stvaratelja i to, dio socijalnih i zdravstvenih ustanova, dio ustanova u kulturi, vijeća nacionalnih manjina i dio gospodarskih subjekata.

            Osim nad stvarateljima navedenim u naprijed spomenutoj Kategorizaciji stvaratelja, Državni arhiv u Karlovcu obavlja nadzor i nad trideset i jednom pismohranom područnih ureda, ispostava odnosno podružnica središnjih tijela državne uprave, pravnih osoba s javnim ovlastima, javnih poduzeća, političkih stranaka i sindikata čije su središnjice kao institucije od državnog značaja navedene u kategorizaciji stvaratelja Hrvatskog državnog arhiva objavljenoj u ˝Narodnim novinama˝ broj 42 od 23. travnja 2007. godine.

Sl. br. 2. Primjer kako ne bi smjela izgledati prostorija pismohrane