Dubravko Latković

ZAŠTITA ARHIVSKOG GRADIVA IZVAN ARHIVA

Zaštita arhivskog gradiva pa tako i zaštita arhivskog gradiva izvan arhiva uređena je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/97, 64/00 i 65/09). Člankom 43. alineja 3. spomenutog Zakona propisano je da državni arhivi obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuju mjere njegove zaštite. Poslove nadzora obavlja služba odnosno Odjel za zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, kao unutarnja ustrojbena jedinica državnog arhiva, koja se još naziva i Vanjska arhivska služba (VAS).

Poslovi vezani uz zaštitu arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, osim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, uređeni su i brojnim podzakonskim aktima (pravilnicima) koje temeljem ovlasti iz samoga Zakona, a na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva, donosi ministar kulture Republike Hrvatske.

Vanjska arhivska služba Državnog arhiva u Karlovcu obavlja slijedeće poslove:

• pregled pismohrana stvaratelja/imatelja arhivskog i registraturnog gradiva,
• kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva,
• izdavanje suglasnosti na Pravilnike o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva stvaratelja te izdavanje odobrenja na Posebne popise arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja,
• nadzor nad odabiranjem arhivskog gradiva i izlučivanjem registraturnog gradiva kojemu su istekli propisani rokovi čuvanja,
• preuzimanje arhivskog gradiva u Arhiv.

1. Pregled pismohrana stvaratelja/imatelja arhivskog i registraturnog gradiva

Temeljni oblik nadzora nad zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva su pregledi pismohrana koje djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju sukladno unaprijed za svaku godinu utvrđenim planovima pregleda. Pregledi se obično obavljaju u jednakim vremenskim intervalima od tri do četiri godine. Uz spomenute redovne preglede pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju i izvanredne preglede pismohrana i to ponajviše povodom traženja samih stvaratelja/imatelja prigodom provođenja postupka izlučivanja registraturnog gradiva kojemu su istekli propisani rokovi čuvanja, zatim kod priprema za predaju arhivskog gradiva u državni arhiv kao i prigodom uređivanja odnosno opremanja prostorija namijenjenih za čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva.

Sl. br. 1.

Ovlasti za nadzor nad pismohranama koje imaju djelatnici Vanjske arhivske službe proizlaze iz odredbi sadržanih u članku 7. st. 1, alineja peta i šesta Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. Prema spomenutim odredbama Zakona stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva te su dužni pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.

Prije samoga izlaska na teren u obilazak pojedinih pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju pripreme koje se sastoje od proučavanja dokumentacije koja se o pojedinim stvarateljima odnosno imateljima vodi u državnom arhivu. Naime, za stvaratelje i imatelje u nadležnosti arhiva vode se dosjei.[1] Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u evidenciju, obrazloženje kategorizacije stvaratelja, podatke o nadzornim obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuvanja, provedenom izlučivanju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama.[2] Dakle, uvidom u dosje stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe dobivaju sliku o stanju i stupnju zaštite arhivskog i registraturnog gradiva koje se čuva kod pojedinog stvaratelja/imatelja. Iz dosjea se može utvrditi kada je izvršen posljednji pregled pismohrane, koje mjere zaštite arhivskog i registraturnog gradiva su naložene te koje od naloženih mjera je stvaratelj/imatelj izvršio.

Tijekom pregleda pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju je li osigurana fizička zaštita gradiva ( smještaj na odgovarajućim policama ili ormarima, zaštita od vlage ili požara, zaštita od pristupa neovlaštenih osoba) te je li gradivo sređeno s točnim i pouzdanim evidencijama o gradivu. Tijekom pregleda pismohrane daju se upute osobi odgovornoj za pismohranu stvaratelja/imatelja o sređivanju, odlaganju, popisivanju gradiva, o provođenju postupka izlučivanja registraturnog gradiva, o izradi novih odnosno dopuni postojećih općih akata kojima se uređuje zaštita, obrada i čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva. Također se utvrđuje vrsta, količina i starost gradiva koje posjeduje stvaratelj/imatelj. O izvršenom pregledu pismohrane sastavlja se zapisnik u kojemu se navode podaci o stvaratelju/imatelju ( naziv, sjedište, matični broj, godina osnutka, telefon, fax, e-mail, osoba odgovorna za pismohranu ), o smještaju i fizičko-tehničkoj zaštiti gradiva, o sređenosti gradiva te količini i starosti gradiva. U zapisniku se navode i mjere zaštite gradiva kao i rok u kojemu je stvaratelj/imatelj dužan izvršiti naložene mjere.

Temeljem zapisnika o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a sukladno članku 9. stavak 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, u upravnom postupku stvaratelju/imatelju izdaje se rješenje o mjerama. U izreci rješenja o mjerama navode se mjere zaštite koje je stvaratelj/imatelj dužan poduzeti kao i rokovi za izvršenje mjera. Rokovi utvrđeni rješenjem o mjerama mogu se produžiti na molbu stvaratelja/imatelja podnesenu prije isteka roka, ako postoje opravdani razlozi za produženje. U slučaju nepoduzimanja mjera naloženih rješenjem o mjerama državni arhiv ovlašten je, sukladno članku 66. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, pokrenuti prekršajni postupak protiv stvaratelja/imatelja.

            Područje na kojemu Vanjska arhivska služba Državnog arhiva u Karlovcu obavlja nadzor nad stvarateljima/imateljima arhivskog i registraturnog gradiva obuhvaća cijelu Karlovačku županiju, zatim Općine Gvozd i Topusko koje pripadaju Sisačko-moslavačkoj županiji te Grad Vrbovsko iz Primorsko-goranske županije.

2. Kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva

            Jedna od najvažnijih zadaća Državnog arhiva odnosno Vanjske arhivske službe je vrednovanje stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva kao i vrednovanje samog arhivskog gradiva. Rezultat vrednovanja stvaratelja od strane državnog arhiva je Kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva. Kategorizaciju stvaratelja uređuje Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva  (NN br. 90/02).

            Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.[3] Kategorizacija je osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnoga i privatnoga gradiva.[4]

            Stvaratelji arhivskog gradiva razvrstavaju se u tri kategorije sukladno kriterijima utvrđenima u članku 5. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva.

            Kategorizaciju stvaratelja utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih arhiva za područje njihovih nadležnosti. Nadležni državni arhivi stvaratelju odnosno imatelju izdaju rješenje o kategorizaciji primjerak kojega se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.[5] Popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljuje se u službenim glasilima.[6]

            Kategorizaciju stvaratelja arhivskog gradiva na području nadležnosti Državnog arhiva u Karlovcu potvrdilo je Hrvatsko arhivsko vijeće na sjednici od 16. prosinca 2008. godine, a popis stvaratelja prve i druge kategorije objavljen je u ˝Narodnim novinama˝ broj 82 od 13. srpnja 2009. godine. U prvu kategoriju svrstan je 71 stvaratelj i to, jedinice lokalne i područne(regionalne) samouprave, dio pravosudnih tijela, visokoškolske i srednjoškolske ustanove, dio ustanova u kulturi, najznačajniji gospodarski subjekti, vjerske ustanove i dio udruga. U drugu kategoriju svrstano je 127 stvaratelja i to, dio pravosudnih tijela, javni bilježnici, osnovne škole, dio ustanova u kulturi i zaštiti prirode, centri za socijalnu skrb, komunalna poduzeća u vlasništvu jedinica lokalne i područne(regionalne) samouprave, turističke zajednice, dio gospodarskih subjekata i dio udruga. U treću kategoriju svrstano je 60 stvaratelja i to, dio socijalnih i zdravstvenih ustanova, dio ustanova u kulturi, vijeća nacionalnih manjina i dio gospodarskih subjekata.

            Osim nad stvarateljima navedenim u naprijed spomenutoj Kategorizaciji stvaratelja, Državni arhiv u Karlovcu obavlja nadzor i nad trideset i jednom pismohranom područnih ureda, ispostava odnosno podružnica središnjih tijela državne uprave, pravnih osoba s javnim ovlastima, javnih poduzeća, političkih stranaka i sindikata čije su središnjice kao institucije od državnog značaja navedene u kategorizaciji stvaratelja Hrvatskog državnog arhiva objavljenoj u ˝Narodnim novinama˝ broj 42 od 23. travnja 2007. godine.

Sl. br. 2. Primjer kako ne bi smjela izgledati prostorija pismohrane

3. Izdavanje suglasnosti na Pravilnike o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva stvaratelja te izdavanje odobrenja na Posebne popise arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja

Stvaratelji/imatelji arhivskog i registraturnog gradiva dužni su sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva urediti svojim Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva.[7]

U svom Pravilniku o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva stvaratelji/imatelji utvrđuju naročito:

• način vođenja uredskog poslovanja,
• način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi, način i rokove interne primopredaje,
• način vođenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu,
• tehničko opremanje, označavanje i odlaganje gradiva,
• mjesto, uvjete i način čuvanja arhivskog gradiva,
• način korištenja arhivskoga gradiva,
• rokove i postupak vrednovanja i izlučivanja gradiva,
• postupak uništavanja izlučenog gradiva i predaje gradiva nadležnom arhivu,
• zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.[8]

Svaki stvaratelj/imatelj dužan je dostaviti svoj Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva na suglasnost nadležnom državnom arhivu te se isti Pravilnik ne može primjenjivati prije nego se ta suglasnost pribavi.[9]

            Ako nadležni arhiv ne izda ili ne uskrati suglasnost na Pravilnik stvaratelja/imatelja u roku od trideset dana od dana zaprimanja zahtjeva, smatra se da je suglasnost izdana.[10]

            Potrebu za donošenjem Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva kod pojedinog stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju uvidom u dosje stvaratelja/imatelja prigodom pripreme za pregled pismohrane kao i pri samom pregledu pismohrane. Donošenje spomenutoga Pravilnika potrebno je kad stvaratelj/imatelj uopće nema opći akt o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva te kada su odredbe postojećeg općeg akta o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva zastarjele odnosno neusklađene sa zakonskim i podzakonskim propisima koji uređuju obradu, zaštitu i čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva. Potreba za donošenjem novog ili za noveliranjem postojećeg općeg akta stvaratelja/imatelja o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva utvrđuje se u zapisniku o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a donošenje istog općeg akta, kao i obveza dostave državnom arhivu na suglasnost, nalaže se stvaratelju/imatelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu pismohrane.

            Uz Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva, kao njegov sastavni dio, stvaratelji/imatelji izrađuju Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja. Poseban popis sadrži sve vrste gradiva koje nastaju radom pojedinog stvaratelja/imatelja, a izrađuje se u obliku tablice u kojoj se za svaku vrstu gradiva navodi redni broj vrste gradiva, naziv gradiva te rok čuvanja. Sadržaj i postupak donošenja Posebnog popisa arhivskog i registraturnog gradiva sa rokovima čuvanja uređen je u članku 11. stavak 1. do 4. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02).

            Izradba Posebnog popisa sa rokovima čuvanja obveza je svakog stvaratelja gradiva.[11]

            Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog Posebnog popisa s rokovima čuvanja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti na odobrenje nadležnom arhivu. Nadležni arhiv obvezan je izdati rješenje o odobrenju Posebnog popisa najdulje u roku od 60 dana od dana zaprimanja prijedloga.[12]

            Potreba za donošenjem novog ili izmjenama i dopunama postojećeg Posebnog popisa sa rokovima čuvanja utvrđuje se u zapisniku o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a donošenje Posebnog popisa te njegova dostava državnom arhivu na odobrenje nalaže se stvaratelju/imatelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva. Rokovi čuvanja za pojedine vrste gradiva navedene u Posebnom popisu utvrđuju se temeljem Orjentacijskog popisa gradiva koji je sastavni dio Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02) i temeljem Općeg popisa te Granskog popisa za pojedine djelatnosti. Za pojedine vrste dokumentacije rokovi čuvanja utvrđeni su u posebnim zakonima ili podzakonskim propisima. Tako su, primjerice, rokovi čuvanja za računovodstvenu dokumentaciju utvrđeni Zakonom o računovodstvu (NN br. 109/07) i Pravilnikom o proračunskom računovodstvu i računskom planu (NN br. 27/05 i 127/07).

            Stvaratelji/imatelji arhivskog i registraturnog gradiva obično Državnom arhivu u Karlovcu najprije dostavljaju nacrt teksta Pravilnika i Posebnog popisa kako bi Arhiv mogao, prije formalnog donošenja od strane stvaratelja/imatelja, iznijeti svoje eventualne primjedbe na tekst nacrta spomenutih akata. Kada Državni arhiv u Karlovcu izvijesti stvaratelja/imatelja o svojim primjedbama odnosno da nema primjedbi na nacrt Pravilnika i Posebnog popisa, stvaratelj/imatelj dostavlja Arhivu dva ovjerena i potpisana primjerka Pravilnika i Posebnog popisa radi davanja suglasnosti na Pravilnik odnosno odobrenja za primjenu Posebnog popisa sa rokovima čuvanja. O suglasnosti na Pravilnik i o odobrenju Posebnog popisa Državni arhiv u Karlovcu izdaje rješenje te se na oba zaprimljena primjerka Pravilnika i Posebnog popisa stavlja ovjera sa datumom izdavanja suglasnosti odnosno odobrenja i potpisom ravnatelja. Jedan primjerak Pravilnika i Posebnog popisa, zajedno sa rješenjem o suglasnosti odnosno odobrenju, dostavlja se stvaratelju/imatelju, a drugi primjerak Pravilnika odnosno Posebnog popisa sa rješenjem o suglasnosti odnosno odobrenju pohranjuje se u dosje stvaratelja/imatelja koji se vodi u Državnom arhivu u Karlovcu.

            Državni arhiv u Karlovcu izdao je u 2007. godini 29 rješenja, u 2008. godini 23 rješenja, a u 2009. godini 26 rješenja o suglasnosti na Pravilnik i o odobrenju Posebnog popisa.

Sl. br. 3 Primjer uredne prostorije pismohrane

4. Nadzor nad odabiranjem arhivskog gradiva i izlučivanjem registraturnog gradiva kojemu su istekli propisani rokovi čuvanja

            Kako bi se sačuvalo najvrednije arhivsko gradivo te osigurala urednost i preglednost arhivskog gradiva, stvaratelji/imatelji su dužni redovito provoditi odabiranje arhivskog i izlučivanje neodabranog registraturnog gradiva, nad čime nadzor vrše državni arhivi putem Vanjskih arhivskih službi. Preduvjet za kvalitetno provođenje postupka odabiranja i izlučivanja je postojanje sređenih popisa(evidencija) arhivskog i registraturnog gradiva te postojanje Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva s Posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja za svakog pojedinog stvaratelja.

            Odredbe o postupku odabiranja i izlučivanja sadržane su u člancima 11. do 13. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima te u člancima 12. do 17. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN br. 90/02).

            Odabiranje je postupak izdvajanja iz cjeline gradiva onog gradiva koje će se trajno čuvati dok je izlučivanje postupak kojim se iz registraturnog gradiva s ograničenim rokovima čuvanja izdvaja ono gradivo čiji su propisani rokovi čuvanja istekli.

            Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnog gradiva redovito, po isteku roka za čuvanje određene vrste gradiva, odabiru iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva.[13]

            Prema članku 13. Zakona stvaratelji i imatelji dužni su nakon odabiranja, uništiti neodabrano(izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja. Pri uništavanju se moraju poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak građana.

            Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka.[14] Postupak odabiranja i izlučivanja obvezno se provodi prije predavanja gradiva arhivu.[15]

            Potrebu za provođenjem postupka izlučivanja kod pojedinog stvaratelja arhivskog i registraturnog gradiva djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju prigodom pregleda pismohrane u zapisniku o pregledu, a provedba postupka izlučivanja nalaže se stvaratelju rješenjem o mjerama koje se izdaje temeljem zapisnika o pregledu pismohrane. Međutim, većina stvaratelja provodi postupak odabiranja i izlučivanja redovito i bez poticaja od strane državnog arhiva, a sukladno vlastitom Pravilniku o zaštiti, obradi i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva te Posebnom popisu gradiva sa rokovima čuvanja. Za spomenuti Pravilnik i Poseban popis stvaratelji prethodno moraju pribaviti suglasnost odnosno odobrenje od strane državnog arhiva.

            Stvaratelji gradiva prve i druge kategorije prigodom izlučivanja obvezni su nadležnom arhivu dostaviti na odobrenje prijedlog za izlučivanje. Prijedlog sadržava navode o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva te obrazloženje s pravnom osnovom postupka. Prijedlogu se obvezno prilaže popis gradiva predloženog za izlučivanje. [16]

            U popisu gradiva predloženog za izlučivanje stvaratelji navode naziv vrste gradiva koju predlažu za izlučivanje, godinu odnosno razdoblje nastanka gradiva, redni broj pod kojim je predmetno gradivo navedeno u Posebnom popisu s rokovima čuvanja, rok čuvanja gradiva prema Posebnom popisu te količinu gradiva izraženu u arhivskim jedinicama. Ukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje stvaratelji obično iskazuju u dužnim metrima.

            Po primitku prijedloga za izlučivanje s popisom gradiva predloženog za izlučivanje djelatnici Vanjske arhivske službe najprije provjeravaju ima li stvaratelj, koji predlaže izlučivanje, svoj Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva i Poseban popis sa rokovima čuvanja te je li državni arhiv dao suglasnost odnosno odobrenje za primjenu spomenutih akata. Zatim se provjerava jesu li za gradivo predloženo za izlučivanje istekli rokovi čuvanja utvrđeni u Posebnom popisu. Međutim, državni arhiv ima pravo da u svakom pojedinom slučaju izlučivanja gradiva odredi i dulje rokove čuvanja od onih navedenih u Posebnom popisu.

            Ukoliko prijedlog i popis gradiva za izlučivanje udovoljavaju svim naprijed navedenim kriterijima, državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja.

            Rješenje o odobrenju izlučivanja nadležni arhiv obvezan je izdati najkasnije u roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izlučivanje. Ako se ovim rješenjem odbija odobrenje za izlučivanje, ono obvezno mora sadržavati obrazloženje odnosno uputu za ispravljanje nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.[17]

            Nakon zaprimanja rješenja o odobrenju izlučivanja odgovorna osoba stvaratelja donosi odluku o izlučivanju u kojoj se navodi način, vrijeme, mjesto i izvršitelj izlučivanja te uništavanja izlučenoga gradiva. Odluci se prilaže popis gradiva za izlučivanje koji je odobrio nadležni arhiv.[18]

            O postupku uništavanja izlučenoga gradiva stvaratelj je dužan sastaviti zapisnik te jedan primjerak zapisnika dostaviti državnom arhivu. Spomenuti zapisnik ulaže se u dosje stvaratelja zajedno sa rješenjem o odobrenju izlučivanja.

            U Državnom arhivu u Karlovcu tijekom 2007. godine izdano je 37 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 650 dužnih metara gradiva, u 2008. godini izdana su 24 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 885 dužnih metara gradiva dok je u 2009. godini izdano 40 rješenja o odobrenju izlučivanja za ukupno 840 dužnih metara gradiva.

5. Preuzimanje arhivskog gradiva u Arhiv

Jedan od najvažnijih zadataka državnog arhiva je preuzimanje arhivskog gradiva u Arhiv. Poslove vezane za pripremu i provedbu preuzimanja odnosno predaje arhivskog gradiva u Arhiv obavljaju djelatnici Vanjske arhivske službe. I ostali poslovi koje obavlja Vanjska arhivska služba – kao što je pregled pismohrana, kategorizacija stvaratelja, nadzor nad izlučivanjem, izdavanje suglasnosti odnosno odobrenja na Pravilnike o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva te Posebne popise gradiva s rokovima čuvanja – imaju za svrhu osigurati optimalne uvjete za preuzimanje najvrednijeg arhivskog gradiva u Arhiv.

            Preuzimanje odnosno predaju arhivskog gradiva Arhivu uređuje Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/97, 64/00 i 65/09) u člancima 14. do 17. te Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN br. 90/02).

            Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.[19] Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji odnosno imatelji dužni su obaviti odabiranje i sređivanje gradiva.[20]

            Stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su ga predati nadležnom arhivu u izvorniku, sređeno, označeno, popisano, u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno.[21]

            Troškove predaje javnog arhivskog gradiva Arhivu snosi predavatelj gradiva.[22]

            Postupak preuzimanja arhivskog gradiva u Arhiv započinje dostavom Arhivu od strane stvaratelja/imatelja prijedloga za predaju arhivskog gradiva s popisom gradiva predloženog za predaju. U popisu gradiva predloženog za predaju navodi se redni broj gradiva, naziv vrste gradiva, vrijeme nastanka gradiva i količina gradiva izražena u arhivskim jedinicama, a ukupna količina gradiva iskazuje se u dužnim metrima. Nakon zaprimanja zahtjeva za predaju gradiva u Arhiv djelatnici Vanjske arhivske službe, u pravilu, obavljaju pregled predmetnog gradiva kod stvaratelja/imatelja. Do predaje dolazi ukoliko predloženo gradivo udovoljava naprijed navedenim uvjetima sadržanim u članku 14. i članku 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima.

            O predaji javnog arhivskog gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik u kojemu se navodi: datum i mjesto primopredaje, imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju, naziv predavatelja gradiva te ime i prezime odgovorne osobe predavatelja, naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe, zakonsku osnovu primopredaje, naziv, sjedište i vrijeme djelovanja stvaratelja gradiva koje se predaje, naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva, vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje, količinu gradiva koje se predaje izraženu u broju tehničkih jedinica, u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici, napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj te napomenu o uvjetima korištenja gradiva.[23]

            Primopredajnom zapisniku se prilaže popis preuzetoga arhivskog gradiva koji je sastavni dio zapisnika. Primopredajni zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva primjerka zadržava predavatelj, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak zapisnika se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.

            Osim javnog arhivskog gradiva državni arhivi preuzimaju i privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba. Privatno arhivsko gradivo preuzima se u državni arhiv temeljem pisane isprave ( ugovora, razmjene pisama ili oporuke) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka.[24]

            Ugovor o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva može biti darovni, kupoprodajni ili ugovor o pohrani. Svaki ugovor o preuzimanju obvezno sadržava i:

• navod o vrsti ugovora,
• naziv odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana ( za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika),
• predmet ugovora ( naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva),
• navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora,
• navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograničenjima koja se odnose na korištenje i raspolaganje gradivom koje je predmet ugovora,
• naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati,
•   navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korištenja gradiva,
• međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama,
• datum i potpise.[25]

Obvezan sastavni dio ugovora je popis preuzetoga arhivskog gradiva s naznakom sadržaja, razdoblja nastanka i količine gradiva. Ugovori o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva (kupoprodajni, darovni ili ugovori o pohrani) sastavljaju se u četiri primjerka od kojih jedan ostaje kod predavatelja, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak ugovora se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.[26]