Temeljni oblik nadzora nad zaštitom arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva su pregledi pismohrana koje djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju sukladno unaprijed za svaku godinu utvrđenim planovima pregleda. Pregledi se obično obavljaju u jednakim vremenskim intervalima od tri do četiri godine. Uz spomenute redovne preglede pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju i izvanredne preglede pismohrana i to ponajviše povodom traženja samih stvaratelja/imatelja prigodom provođenja postupka izlučivanja registraturnog gradiva kojemu su istekli propisani rokovi čuvanja, zatim kod priprema za predaju arhivskog gradiva u državni arhiv kao i prigodom uređivanja odnosno opremanja prostorija namijenjenih za čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva.
Sl. br. 1. Ključevi pismohrane Pamučne industrije Duga Resa.
Ovlasti za nadzor nad pismohranama koje imaju djelatnici Vanjske arhivske službe proizlaze iz odredbi sadržanih u članku 7. st. 1, alineja peta i šesta Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. Prema spomenutim odredbama Zakona stvaratelji i imatelji javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnoga državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva te su dužni pridržavati se uputa nadležnoga državnog arhiva glede zaštite gradiva.
Prije samoga izlaska na teren u obilazak pojedinih pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe obavljaju pripreme koje se sastoje od proučavanja dokumentacije koja se o pojedinim stvarateljima odnosno imateljima vodi u državnom arhivu. Naime, za stvaratelje i imatelje u nadležnosti arhiva vode se dosjei.[1] Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u evidenciju, obrazloženje kategorizacije stvaratelja, podatke o nadzornim obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuvanja, provedenom izlučivanju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama.[2] Dakle, uvidom u dosje stvaratelja/imatelja djelatnici Vanjske arhivske službe dobivaju sliku o stanju i stupnju zaštite arhivskog i registraturnog gradiva koje se čuva kod pojedinog stvaratelja/imatelja. Iz dosjea se može utvrditi kada je izvršen posljednji pregled pismohrane, koje mjere zaštite arhivskog i registraturnog gradiva su naložene te koje od naloženih mjera je stvaratelj/imatelj izvršio.
Tijekom pregleda pismohrana djelatnici Vanjske arhivske službe utvrđuju je li osigurana fizička zaštita gradiva ( smještaj na odgovarajućim policama ili ormarima, zaštita od vlage ili požara, zaštita od pristupa neovlaštenih osoba) te je li gradivo sređeno s točnim i pouzdanim evidencijama o gradivu. Tijekom pregleda pismohrane daju se upute osobi odgovornoj za pismohranu stvaratelja/imatelja o sređivanju, odlaganju, popisivanju gradiva, o provođenju postupka izlučivanja registraturnog gradiva, o izradi novih odnosno dopuni postojećih općih akata kojima se uređuje zaštita, obrada i čuvanje arhivskog i registraturnog gradiva. Također se utvrđuje vrsta, količina i starost gradiva koje posjeduje stvaratelj/imatelj. O izvršenom pregledu pismohrane sastavlja se zapisnik u kojemu se navode podaci o stvaratelju/imatelju ( naziv, sjedište, matični broj, godina osnutka, telefon, fax, e-mail, osoba odgovorna za pismohranu ), o smještaju i fizičko-tehničkoj zaštiti gradiva, o sređenosti gradiva te količini i starosti gradiva. U zapisniku se navode i mjere zaštite gradiva kao i rok u kojemu je stvaratelj/imatelj dužan izvršiti naložene mjere.
Temeljem zapisnika o pregledu arhivskog i registraturnog gradiva, a sukladno članku 9. stavak 1. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, u upravnom postupku stvaratelju/imatelju izdaje se rješenje o mjerama. U izreci rješenja o mjerama navode se mjere zaštite koje je stvaratelj/imatelj dužan poduzeti kao i rokovi za izvršenje mjera. Rokovi utvrđeni rješenjem o mjerama mogu se produžiti na molbu stvaratelja/imatelja podnesenu prije isteka roka, ako postoje opravdani razlozi za produženje. U slučaju nepoduzimanja mjera naloženih rješenjem o mjerama državni arhiv ovlašten je, sukladno članku 66. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, pokrenuti prekršajni postupak protiv stvaratelja/imatelja.
Područje na kojemu Vanjska arhivska služba Državnog arhiva u Karlovcu obavlja nadzor nad stvarateljima/imateljima arhivskog i registraturnog gradiva obuhvaća cijelu Karlovačku županiju, zatim Općine Gvozd i Topusko koje pripadaju Sisačko-moslavačkoj županiji te Grad Vrbovsko iz Primorsko-goranske županije.
