Ines Bučar

ODJEL ZA DOKUMENTACIJSKO – INFORMACIJSKE POSLOVE (INDOK)

Kao jedan od četiri odjela ustrojenih u Državnom arhivu u Karlovcu je i Odjel za dokumentacijsko – informacijske poslove.
Zadaća Odjela je davanje usmenih i pisanih obavijesti o arhivskim fondovima zbirkama te o arhivskom gradivu pohranjenom u Državnom arhivu u Karlovcu, kao i davanje obavijesti o drugim arhivima i srodnim ustanovama kod kojih je pohranjeno arhivsko gradivo relevantno za istraživače i ostale korisnike.
Državni arhiv u Karlovcu, pa tako i ovaj Odjel sudjeluje u organiziranju raznih izložbi, te u prezentaciji samog arhiva i arhivskog gradiva kroz razne aktivnosti, kao što su npr. posjete organiziranih grupa (učenika, povjesničara…i svih ostalih zainteresiranih za sam arhiv i gradivo koje se čuva u njemu).

U sastavu Odjela za dokumentacijsko – informacijske poslove djeluju čitaonica i knjižnica.

Pravo na korištenje arhivskog gradiva pod jednakim uvjetima imaju svi korisnici Državnog arhiva u Karlovcu, a eventualni troškovi naplaćuju se prema cjeniku usluga Hrvatskog državnog arhiva – koji je objavljen na internetskim stranicama Hrvatskog državnog arhiva, www.arhiv.hr .

Svoje korisnike Državni arhiv u Karlovcu dijeli na stranke i istraživače.

STRANKAMA nazivamo one korisnike arhivskog gradiva koji u naš Arhiv dolaze po konkretnu informaciju, odnosno podatke.
Sam put stranke do tražene informacije, odnosno podataka izgledao bi ovako:

Prvo sa čime se stranka susreće pri dolasku u Državni arhiv u Karlovcu je porta Arhiva.

SLIKA BR. 7Fotografija porte Državnog arhiva u Karlovcu

Na porti stranka portiru predaje svoju osobnu iskaznicu iz koje on upisuje osobne podatke, vrijeme ulaska stranke u zgradu, te svrhu dolaska: podnošenje zahtjeva, odlazak u tajništvo ili odlazak u čitaonicu arhiva.
Zatim joj, ovisno o tome što stranka traži, daje za popuniti zahtjev za traženo gradivo. U Državnom arhivu u Karlovcu imamo sljedeće obrasce zahtjeva:

• Dokumentacija za stambeni objekt
• Izvod iz Matice rođenih, vjenčanih, umrlih
• Izdavanje svjedodžbi
• Podaci o radnom stažu
• Podaci o plaći (MO obrasci)
• Općeniti zahtjev

SLIKA BR. 8 Fotografija obrazaca zahtjeva u Državnom arhivu u Karlovcu

Nakon popunjenog zahtjeva portir stranku, zajedno sa zahtjevom upućuje u tajništvo arhiva.

U tajništvu stranka predaje svoj zahtjev na koji lijepi 20,00 kuna državnih biljega – prema Zakonu o upravnim pristojbama (osim ako nije prema istom Zakonu oslobođena od plaćanja), te dogovara eventualne detalje vezane uz podneseni zahtjev,
Nakon što je predala svoj zahtjev stranka dobiva kontaktni broj telefona (na koji može zvati zbog upita u vezi zahtjeva), te pri odlasku na porti uzima svoju osobnu iskaznicu, a portir upisuje vrijeme izlaska stranke iz zgrade.

U tajništvu arhiva zahtjev se urudžbira, te prosljeđuje ravnateljici – koja ga pregledava, te dalje prosljeđuje arhivisti ili arhivskom tehničaru na rješavanje.
Nakon riješenog zahtjeva (bilo pozitivno, bilo negativno) arhivist ili arhivski tehničar vraća zahtjev u tajništvo gdje se piše odgovor stranci – koji ravnateljica ponovno pregledava i potpisuje, a sam predmet ili dio predmeta se kopira ili priprema za uvid – ovisno o tome što je stranka tražila u zahtjevu.

Kod podizanja odgovora u tajništvu arhiva stranka u računovodstvu podmiruje eventualne troškove (prema cjeniku usluga Hrvatskog državnog arhiva), te je time i završena obrada pojedinog zahtjeva.

Osim navedenog podnošenja zahtjeva na porti arhiva, stranke mogu zahtjev podnijeti i na sljedeće načine:

• POŠTOM – na adresu: Državni arhiv u Karlovcu, Ljudevita Šestića 5, 47000 Karlovac
• TELEFAKSOM – na broj: (+385 47) 412 – 362
• ELEKTRONOČKOM POŠTOM – na e-mail adresu: daka-arhiv@ka.t-com.hr

Na kraju treba naglasiti da se broj zahtjeva stranaka u Državnom arhivu u Karlovcu iz godine u godinu sve više povećava.

Druga vrsta naših korisnika su istraživači.

ISTRAŽIVAČIMA nazivamo one korisnike arhivskog gradiva koji dolaze istraživati određenu temu, razdoblje i slično u čitaonicu Državnog arhiva u Karlovcu.

SLIKA BR. 9 Fotografija čitaonice Državnog arhiva u Karlovcu

Istraživači, jednako kao i stranke, svoj zahtjev mogu podnijeti na porti Arhiva, poštom, telefaksom ili elektroničkom poštom.
Zahtjev istraživača prolazi istu proceduru kao i zahtjev stranke s time što, za razliku od stranke, istraživač dolazi u čitaonicu Državnog arhiva u Karlovcu istraživati traženo gradivo.

Dakle, ukoliko Arhiv posjeduje traženo arhivsko gradivo te ga arhivist ili arhivski tehničar pripremi za korištenje, a ravnatelj odobri korištenje istog, istraživač je slobodan doći u čitaonicu Arhiva i započeti svoje istraživanje.

Arhivsko gradivo čije je korištenje odobrio ravnatelj Arhiva izdaje se na korištenje, u pravilu, najkasnije u roku tri dana.
U čitaonici Arhiva, u jednom danu, može se dobiti na korištenje najviše tri arhivske jedinice (knjiga, kutija, svežnjeva).
Korisnici ne smiju, ni u kojem slučaju, iznositi gradivo iz čitaonice Arhiva.

Čitaonica Državnog arhiva u Karlovcu otvorena je svakog radnog dana, osim subote, od 8,00 do 13,00 sati.

Prvo s kime se istraživač susreće u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu je dežurni djelatnik čitaonice.
Dežurni djelatnik istraživaču daje na ispunjavanje Prijavnicu za korištenje arhivskog gradiva.
Vlastoručnim potpisom na Prijavnici za korištenje arhivskog gradiva korisnik se obvezuje da će se pridržavati odredbi Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva (Narodne novine, broj 67 / 99) i Pravilnika o radu čitaonice Državnog arhiva u Karlovcu, koji su javno objavljeni u Narodnim novinama i na oglasnoj ploči Arhiva, te isto tako dostupni u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu.

Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo pravilno navesti naziv arhiva, arhivskog fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenog gradiva.
Korisnik je obvezan dostaviti knjižnici Državnog arhiva u Karlovcu po jedan primjerak svog stručnog ili znanstvenog rada, odnosno knjige nastale na temelju korištenja arhivskog gradiva.
Za objavljivanje arhivskog gradiva korisnik je obvezan pisano zatražiti posebno odobrenje ravnatelja Arhiva.

Nakon što je upoznat s odredbom članka 27. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine, broj 105 / 97, 64 / 00) i članka 35. Pravilnika o korištenju arhivskog gradiva (Narodne novine,broj 67 / 99) u smislu kojih za svaku štetu ili povredu nečijeg prava nastalu korištenjem arhivskog gradiva odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje arhivskog gradiva, te da je korisnik arhivskog gradiva osobno odgovoran u slučaju odredaba Zakona o autorskom pravu – korisnik arhivskog gradiva daje slijedeću IZJAVU:

„Obvezujem se da neću
objaviti niti jednu informaciju
koja bi mogla povrijediti javne
ili privatne interese, na čuvanje
tajnosti činjenica, podataka i
saznanja do kojih sam
korištenjem arhivskog gradiva
došao, te prihvaćam punu
odgovornost u slučaju sudskog
spora.“

Prijavnica za korištenje arhivskog gradiva ispunjava se za svaku temu istraživanja, a vrijedi za jednu kalendarsku godinu.
Ukoliko istraživač sa istom temom istraživanja zadire u više arhivskih fondova ili zbirki, za svaki slijedeći fond ili zbirku ispunjava Zahtjevnicu za korištenje arhivskog gradiva.

Istraživačima se u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu, kao pomoć pri istraživanju, nude razna obavijesna pomagala, odnosno tehnička oprema.

Od obavijesnih pomagala tu su razni Pregledi arhivskih fondova i zbirki, Vodiči, stručni radovi arhivista tzv. Sumarni inventari tj. arhivistički opisi obrađenog gradiva, kao i drugi razni popisi (bilo arhivskih tehničara bilo arhivista), ovisno o fazi sređenosti gradiva.
Također, Državni arhiv u Karlovcu ima i praksu objavljivanja arhivističkih radova u obliku knjiga tzv. Inventari za fondove i zbirke.

SLIKA BR. 10 Fotografija izdanja Državnog arhiva u Karlovcu

Ukoliko istraživač ima potrebu za kopiranjem istraživanog gradiva popunjava Narudžbenicu za izradu preslika.
Kod izbora i načina obilježavanja dokumenata za izradu preslika, istraživač se dužan pridržavati uputa dežurnog djelatnika u čitaonici Arhiva.

Kopirano gradivo dostupno je u crno – bijelom ispisu i u ispisu u boji, a oba ispisa dostupna su do veličine formata A3.

SLIKA BR. 11  Fotografija starog fotokopirnog aparata

SLIKA BR. 12 Fotografija novog fotokopirnog aparata

Iznimno se dozvoljava fotokopiranje gradiva većih formata i van prostorija Državnog arhiva u Karlovcu, ali uz posebno odobrenje ravnatelja, te pratnju stručnog djelatnika Arhiva.

Također, našim korisnicima nudimo i uslugu digitalnog snimanja gradiva, pomoću digitalnog fotoaparata Državnog arhiva u Karlovcu, te prijenos fotografija na CD ili izradu crno – bijelog ili ispisa u boji.
Iznimno je dozvoljeno, uz prethodno odobrenje ravnatelja, snimanje gradiva i vlastitim fotoaparatom za potrebe ilustracija vlastite knjige.

Čitaonica Državnog arhiva u Karlovcu posjeduje i dva osobna računala koja su na raspolaganju korisnicima.

Za potrebe pregledavanja gradiva na mikrofilmu istraživačima je dostupan mikročitač.

SLIKA BR. 13Fotografija mikročitača

Za što bolji uvid u korišteno gradivo Državnog arhiva u Karlovcu, te što potpunije podatke o našim korisnicima tj. istraživačima, u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu vode se sljedeće evidencije:

• Evidencija korištenog gradiva
• Dnevnik čitaonice
• Evidencija korisnika arhivskog gradiva
• Kazalo korisnika arhivskog gradiva

Kao i broj stranaka, tako i broj istraživača, broj posjeta, te korištenog gradiva u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu raste iz godine u godinu.

GODINA BROJ ISTRAŽIVAČA BROJ
POSJETA BR. KORIŠTENIH ARH. JEDINICA
2004. 47 203 210
2005. 85 510 434
2006. 113 773 922
2007. 114 639 778
2008. 162 682 3 427
2009. 116 543 2712

Za sada se sve evidencije u čitaonici Državnog arhiva u Karlovcu vode ručno, a u skoroj budućnosti voditi će se putem računala i to u ARHiNET sustavu.

ARHiNET je mrežni informacijski sustav za opis, obradu i upravljanje arhivskim gradivom.
Namjenjen je arhivima i drugim imateljima arhivskog gradiva (muzeji, knjižice i dr.) te ustanovama, upravnim tijelima i poduzećima koja stvaraju arhivsko gradivo.

ARHiNET programsko rješenje obuhvaća sve funkcije arhiva: čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskog gradiva.
Također, ARHiNET omogućuje vođenje svih evidencija u arhivima: Općeg inventara i inventara fondova i zbirki u arhivu, Knjiga akvizicija i depozita, evidencije o stvarateljima i imateljima gradiva izvan arhiva, te evidencija o korištenju, snimanju i restauriranju gradiva.
Integracijom podataka i usluga arhiva korisnicima su na jednom mjestu dostupni svi podaci o evidentiranom gradivu i njegovim imateljima i stvarateljima.
Uvođenje jedinstvenog nacionalnog arhivskog, informacijsko – evidencijskog sustava kod svih imatelja i stvaratelja arhivskog gradiva omogućuje integriranje i razmjenu podataka među ustanovama koje čuvaju arhivsko gradivo, a istodobno osigurava njegovu zaštitu i informacijsku cjelovitost.

Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, središnja nacionalna evidencija arhivskog gradiva, sastavni je dio sustava i omogućuje on-line pristup podacima o arhivskim zapisima koji se čuvaju u državnim i drugim arhivima te kod drugih imatelja arhivskog gradiva.

Više podataka o ARHiNET-u i onome što on nudi, možete pronaći na adresi:
http.//arhinet.arhiv.hr/, a pitanja o ARHiNET-u šaljite na e-mail: arhinet@arhiv.hr

Kao što sam već prije navela, u sastavu Odjela za dokumentacijsko – informacijske poslove djeluje i knjižnica Državnog arhiva u Karlovcu.